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平成25年3月31日 第9回コアメンバー役員会 議事録

彩の国予防接種推進協議会 第9回コアメンバー役員会 議事録

日時 :平成25年3月31日 9:00~12:00
場所 :大宮ソニックシティ 503会議室
出席者:役員  峯真人、原朋邦、草刈章、桃木俊郎、田中秀朋、水口淳一、川野豊、竹内理恵子
    書記  砂庭由明

<報告事項>
1. 第3回学術講演会について

1)参加者数(3月31日現在)            総数@325名
 ①浦和会場:平成25年3月20日(水)祝日      参加者@110名
 ②秩父会場:平成25年3月25日(月)        参加者@105名
 ③所沢会場:平成25年3月27日(金)        参加者@110名
2.アンケートの提出に関して
「アンケート用紙と弁当の引換」を実施した会場ではなく、弁当だけを先に配った会場(所沢)での
 提出率が良くないので、今後の反省として、講義時間と質疑応答時間の間に別途アンケート記入の
 時間を設けるようにする。
3.お知らせ内容の見直し
 HPVに関して記述がない場合、産婦人科の関係者が集まらない可能性があるので、ホームページも
 含め、お知らせ内容の内容を見直す必要性がある。具体的には「4月1日予防接種法改正」、3つ
 のワクチン(ヒブ、肺炎球菌、子宮頸がんワクチンの定期接種化)という言葉を全面に出すように
 する。(ホームページではなるべく上位ディレクトリに情報をまとめるようにする)

<議 事>
議案1. 平成25年度事業計画運営指針について

①基本方針
 ・会員からは年度会費をいただく
②講演会開催計画
 ・参加者からその都度参加費を徴収する
 ・講師の選定は協議会がおこなう
 ・企業に提出する「開催趣意書」と会員や公的に発行する「開催通知」はそれぞれの目的に応じた
  表現をおこなう
 ・メーカー配布書類は(ワープロ書類ではなく)PDFファイルで「印」をし、事務局で管理するよ
  うにする。(正式文書としての証拠とするための)レターヘッドの作成(砂庭)
③開催計画
 ・協議会独自での開催
 ・複数企業との共催講演会

議案2. 平成25年度年度計画案

①年度計画については、総会前のコアミーティングにてあらためて話し合う。
 ・HPの管理維持費:60万円
 ・税理士の雇用費用10〜20万円
 ※税理士の業務範囲は基本的に「イベントごと」に依頼する方向だが、年間全体の管理の見積もり
  次第では全ての管理も考慮する。
②平成25年度事業計画案に関して
 ・ ワクチンフォーラム(年1回:5月19日)決定
 ・ ワークショップ(年2回:ワクチンフォーラム午後の部を1回に含む。もう1回は秋に予定)決
   定
 ・ 学術講演会(年2回以上)決定
 ・ HPにおける広報、情報の提供(案)

議案3. ワクチンフォーラムについて

★総会のお知らせに「年度会費値上げ」のみを同封し、後日、総会の後に指定口座に会費を
 振込んでもらうようにする。(振込書は同封しない)
★欠席する人の為に、委任状も必ず同封する。
★総会の通知は1ヶ月前(4月19日)に郵送する。
★受付用紙を同封する。(できるだけ受付の負担を軽減するため)
①埼玉県庁との協力について(担当:峯)
 現在担当している芝さんが移動になってしまうため、新しい担当課長に依頼状を送り、県からの予
 防接種に関する調査報告をしてもらう。
②進捗状況について(報告:竹内)
 映像会社との打ち合わせ
 平成25年4月1日(出席)竹内・担当企業
③次回共催企業との運営会議について (報告:竹内)
 開催日時:平成25年4月10日 18:30~ 岩槻東口コミュニティセンター
(出席)協議会:峯・竹内
    共催企業:ジャパンワクチン・ファイザー・武田薬品工業・サノフィー・アステラス
(欠席)
    共催企業:田辺三菱・アビィ・MSD
④全体運営について
1) 受付について
 ・会場の椅子の設営は協議会のメンバーでしなければいけないので、手伝える人にはあらかじめ声
  をかけておく。
 ・領収書は宛名無記名のものを用意する。
 ・WSの受付は一般受付の横に設けて「券」を使って人数を調整する。
 ・タイムスケジュール、プログラム、ミニレクチャー、WSの概要は下記(資料2)を参照(赤字
  の部分が変更決定になります)
⑤備考(今後同様の会を開く場合、会場設営の人手を考慮して)
 ・企業共催のフォーラムを午前中、協議会単独開催の総会を午後にした方が望ましい(案)


議案4. 次回コア会議開催日程

平成25年4月27日(土) 17:30~ 大宮ソニックシティ 801号会議室
(議題)
 ・会計報告、予算案、事業計画(案)、平成25年度会費徴収方法について
 ・総会の運営について


議案5. 総会・ワクチンフォーラム開催までの予定】開催日:平成25年5月19日(日)

 ・会場打ち合わせ:4月19日
 ・全体運営打ち合わせ:5月連休明け


以上

 

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